Статьи

Адаптация к удаленной работе: сначала надеваем кислородную маску на себя

Внезапный переход на удаленную работу — стресс. И сотрудники, и руководители вынуждены искать способы, как не потерять личную и командную эффективность. Своим опытом перевода бизнеса на дистанционный формат работы делится HR-эксперт hh.ru, консультант Премии HR-бренд Елена Лондарь. У нее есть опыт удаленной работы как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.
Адаптация к удаленной работе: сначала надеваем кислородную маску на себя
Елена Лондарь, HR-эксперт, консультант «Премии HR-бренд», руководитель проектов в социальных медиа hh.ru

Что делать со страхом «Ужас, дома все расслабятся»

У некоторых руководителей есть страх: сотрудники на дистанционной работе ничего не делают. Это заблуждение — уверяю вас, обычно на удаленке работают еще больше, чем в офисе. Просто преодолевайте эту установку, если она у вас есть. Лично я исхожу из парадигмы, что все нормальные люди хотят быть эффективными и приносить пользу.

Первый опыт вывода бизнеса на удаленку у меня случился в 2010 году. С тех пор я и сама получила богатый опыт удаленной работы. За 10 лет я выделила для себя четыре блока вопросов, на которых нужно сфокусироваться при организации рабочего места дома:

  • технический блок;
  • физическое пространство;
  • психологическое, эмоциональное состояние;
  • менеджмент.

Технические возможности для удаленной работы зависят от наличия у сотрудника и работодателя инфраструктуры, оборудования и программного обеспечения. Физическое пространство (рабочее место) каждый сотрудник организует себе дома сам: вы можете только посоветовать, как сделать удобнее, а в условиях эпидемии — снабдить памяткой по защите от коронавируса.

Самое трудное — два остальных блока.

Психологическое и эмоциональное состояние

Включиться в работу — для многих самое сложное на удалёнке. Множество отвлекающих факторов, да и просто непривычно. Плюс общая окружающая новостная среда сейчас очень нервная. Вам, как руководителю, и самому трудно, вы так же, как и все, оказались в непривычных условиях. При этом вы отвечаете не только за себя, но и за всю свою команду. Начните с себя. Тогда у вас будут силы уделить внимание команде. Это похоже на правило спасения при разгерметизации самолета: сначала наденьте кислородную маску на себя, потом — на ребенка.

Разберитесь сначала с собственным эмоциональным и психологическим состоянием.

Позвольте себе немного расслабиться. Просто примите как факт, что сейчас что-то обязательно будет выбиваться из колеи, и это совершенно нормально. Такой период. Что ж, будем гибкими, будем менять планы, подстраивая их под обстоятельства.

Всё равно планируйте. И приучайте к планированию членов семьи, которые тоже оказались в непривычной для них ситуации. Решите, когда вы уделяете время работе, когда — семье. Например, вы договариваетесь, что обязательно обедаете и ужинаете вместе, вместе готовите и накрываете на стол, вместе занимаетесь уборкой и делаете уроки по расписанию, смотрите кино вечером в определенное время. Приучите домашних, что в конкретный временной интервал вас нельзя отвлекать, это время работы. И неуклонно следуйте этому правилу. Спойлер: оно всё равно будет нарушаться, и это тоже нормально. Не выходите из себя. Просто напоминайте об этом правиле снова и снова. На привыкание всем требуется время. Экспериментируйте, ищите свои варианты. Например, когда мне нужно сделать срочную работу, чтобы никто гарантированно не отвлекал, я просто встаю раньше всей семьи.

Восстанавливайтесь. Это очень важно. Да, сейчас очень сложный период, скорее всего, вам и поесть-то толком некогда. Но если вы не будете регулярно выделять немного времени только на себя, на свое эмоциональное и психологическое восстановление, вы быстро выгорите. Что тогда будет с вашей командой?

Чтобы побыть наедине с собой, необязательно уезжать куда-то или выходить в парк на час. Можно сходить в душ или выйти на балкон минут на 15. Лично мне еще помогают медитация и дыхательные практики. Кому-то — физические активности (кстати, на удалёнке она очень быстро снижается, и уделять ей внимание важно еще и для здоровья).

Не работайте по ночам. Когда я только начинала работать дистанционно, мне казалось это удобным: ночью мало раздражителей, тихо, спокойно. Но если ночные смены становятся системой, внутренние ресурсы быстро истощаются и эффективность падает. Вы же не можете себе позволить работать в своем индивидуальном режиме — вам нужна синхронность с командой. А значит, не имея возможности поспать до обеда после ночного «дежурства» у ноутбука, вы получите хронический недосып.

Правила менеджмента: настройте коммуникации

Если вы руководитель, то отвечаете за коммуникации своей команды. Ваша задача — сделать так, чтобы ни один человек не чувствовал себя оторванным и брошенным. При переходе на удаленку у всех одни и те же эмоциональные проблемы, но из-за физического расстояния каждый думает, что его ситуация уникальна.

Примерно так: «Все работают спокойно и сосредоточенно, а меня всё время что-то отвлекает, я плохо справляюсь, меня уволят». Поэтому сотрудники боятся признаться в том, что им трудно работать дома, и загоняют себя в еще более стрессовую ситуацию. Задача руководителя — деликатно дать понять, что все сейчас в одинаковом положении, это нормально.

Создайте общие для всех ритуалы и пространство

Они помогут вам чувствовать атмосферу, настроение всех людей. Это может быть утренний созвон или общий чат с коллегами, где вы в определенное время обмениваетесь чем-то личными. Например, кому как удалось оборудовать рабочее место и как оно выглядит сегодня. Кто как решил вопрос с питанием. У кого какие «ассистенты» рядом (дети, домашние питомцы). Этот ритуал создаст ощущение, будто все утром заходят в общий кабинет, здороваются и, как раньше в офисе, обмениваются новостями.

Очень помогает общий чат, в котором можно было бы обмениваться не только рабочими сообщениями, но и личными новостями, шутками, мемами, удачами и огорчениями, получить моральную поддержку в дружеском тоне. Это способ психологической разгрузки и возможность по-прежнему чувствовать себя частью команды.

Найдите 5–10 минут для каждого сотрудника

Даже если раньше вы этого не делали и даже если вы сейчас сильно загружены, регулярно созванивайтесь с каждым членом команды. Если в вашем коллективе не больше 10 человек, не так уж трудно позвонить каждому, узнать, как у них дела. Именно позвонить, а не написать дежурный вопрос в письме. На это уйдет максимум час рабочего времени, но вы будете держать руку на пульсе: понимать, хватает ли ресурсов конкретному сотруднику, нет ли у него каких-то сложностей с коллегами из других подразделений, где нужна ваша помощь, не находится ли он на грани по личным обстоятельствам. Работая в офисе бок о бок, заметить такие вещи проще, а на удаленке лучше специально отслеживать.

Это профилактика эмоциональных взрывов — вы вовремя заметите, если кто-то окажется на взводе. Сейчас и так многие на нервах и в паническом настроении из-за внешних новостей и из-за того, что оказались заперты дома, а если еще и назреет конфликт в команде, это даст эффект атомной войны.

Проводите общие собрания

Например, наша команда в офисе всегда встречалась на общей планерке раз в неделю, а теперь в режиме онлайн мы встречаемся дважды в неделю. Организовать такие встречи технически несложно, интернет пестрит ресурсами, которые можно использовать при дистанционной работе.

Ведите онлайн-календарь

Календарь должен быть обязательно общим, откройте доступ всем сотрудникам, чтобы все видели планы каждого коллеги на день, неделю, месяц. С календарем всем проще назначать друг другу онлайн-встречи — видно доступное время каждого. Используйте общие планировщики задач (например, Trello, Jira, да хотя бы Google-таблицы) и регулярно проверяйте на виртуальных встречах, как двигается их выполнение.

Контролируйте

Конечно, вы лучше всех знаете свою команду и, скорее всего, в курсе, кого можно контролировать периодически, а кого — почаще. Если во время удаленной работы вы примете нового сотрудника, ему обязательно нужно будет уделить больше внимания и созваниваться с ним не на пять минут, а на 15–20, или два, три раза в день — утром, в обед и вечером, пока вы не убедитесь, что новый сотрудник все корректно понял.

Встречайтесь с командой лично

Конечно, когда уже можно будет. Есть такое классическое правило руководителей удаленщиков: каждые 3 месяца встречаться с командой. Когда долго не смотришь людям в глаза, то теряешь какой-то внутренний контакт, даже если регулярно общаешься по телефону.

И помните: эпидемия закончится, а отношения останутся. Давайте доверять команде и быть позитивными.

Статья подготовлена на основе вебинара Елены Лондарь в рамках нашей серии вебинаров об удаленной работе. Участие бесплатное. Присоединяйтесь!

Вакансии дня

Комментарии